ייעוץ ארגוני ומחקרים פנים ארגוניים

הגשמת יעדים ושיפור ביצועים באמצעות ייעוץ ארגוני מבוסס מחקר

ייעוץ ארגוני מסייע לארגון להבין כיצד הוא פועל כיום, לזהות את הגורמים המעכבים אותו ולהפוך מטרות ותוכניות לשינוי מעשי. בעוד ייעוץ אסטרטגי עוסק בעיקר בכיוון שאליו הארגון רוצה להתקדם, הייעוץ הארגוני מתמקד בדרך: במבנה, בתהליכי העבודה, בממשקים, בתקשורת, במנהלים ובעובדים שאמורים להוציא את האסטרטגיה אל הפועל.

במכון מאגר מוחות תהליך הייעוץ נשען על מחקרים פנים-ארגוניים ולא רק על התרשמות כללית או על שיחות עם ההנהלה. המחקר מאפשר לקבל תמונה מבוססת נתונים של המתרחש בארגון, להשוות בין נקודות המבט של קבוצות שונות ולזהות פערים שלא תמיד נראים במהלך העבודה השוטפת.

כך אפשר להבין לא רק מה דורש שיפור, אלא גם מדוע הקושי נוצר, באילו יחידות או תהליכים הוא בולט ואילו שינויים יכולים להביא לתוצאה הרצויה.

מתי כדאי לפנות לייעוץ ארגוני?

ארגונים נעזרים בייעוץ ארגוני בתקופות של שינוי, אך לא רק כאשר קיימת בעיה גלויה. לעיתים הצורך מתעורר בעקבות צמיחה מהירה, חילופי הנהלה, שינוי במבנה הארגוני, הטמעת מערכת חדשה או ירידה בשביעות הרצון של העובדים. במקרים אחרים הארגון מתפקד היטב, אך מבקש לשפר ביצועים ולהיערך לשלב הבא.

תהליך ייעוץ עשוי להתאים כאשר:

• קיים פער בין יעדי ההנהלה לבין הביצוע בפועל.
• תחומי האחריות אינם ברורים או שקיימות כפילויות בין תפקידים.
• העבודה בין מחלקות או יחידות אינה מתנהלת ביעילות.
• מידע חשוב אינו מגיע בזמן לעובדים או למנהלים.
• קיימים שחיקה, ירידה במוטיבציה או קושי בהנעת עובדים.
• מתוכנן שינוי ארגוני ונדרש לבחון כיצד העובדים והמנהלים תופסים אותו.
• ההנהלה זקוקה למדדים אמינים לצורך קבלת החלטות ומעקב אחר השפעתן.

אילו מחקרים פנים ארגוניים אפשר

מחקר פנים ארגוני אינו מוצר אחיד. שאלות המחקר, אוכלוסיית המשתתפים וכלי המדידה נקבעים בהתאם למטרות הארגון, למבנה שלו ולנושא הניהולי שאותו רוצים לבחון.

אבחון המבנה והתפקוד הארגוני

אבחון ארגוני בוחן את המצב הקיים וממפה את נקודות החוזק, החסמים והפערים המשפיעים על עבודת הארגון. האבחון עשוי להתייחס לחלוקת תפקידים וסמכויות, תהליכי קבלת החלטות, רמות הניהול, זרימת המידע ומידת ההתאמה בין המבנה הארגוני לבין היעדים.

המטרה אינה להסתפק ברשימת בעיות, אלא להבין את הקשרים ביניהן. לדוגמה, עיכוב בתהליך עבודה עשוי לנבוע ממבנה שאינו מתאים, מהגדרה לא ברורה של אחריות או מפערי תקשורת בין יחידות. זיהוי מקור הקושי מאפשר להציע פתרון ממוקד במקום לטפל רק בתוצאה.

מחקרי תקשורת וממשקים פנים־ארגוניים

תהליכים רבים תלויים בהעברת מידע ובשיתוף פעולה בין עובדים, מנהלים ומחלקות. מחקר בנושא תקשורת פנים־ארגונית בוחן האם המידע מגיע לאנשים הנכונים, האם ההנחיות ברורות, כיצד מתקבלות החלטות והיכן נוצרים עיכובים או חיכוכים.

מחקר כזה יכול לזהות ממשקים שאינם מוגדרים היטב, כפילויות, צווארי בקבוק, פערים בין מטה לשטח או קושי בשיתוף ידע. הממצאים מספקים בסיס להגדרת אחריות, לשיפור תהליכי העבודה ולחיזוק שיתוף הפעולה בין היחידות.

מחקרי עמדות, שביעות רצון ומחוברות עובדים

סקר שביעות רצון עובדים מאפשר לבחון כיצד העובדים תופסים את סביבת העבודה, ההנהלה, אפשרויות ההתפתחות, תנאי העבודה, תחושת ההוגנות והתקשורת בתוך הארגון.

בהתאם למטרת המחקר אפשר לבחון גם מוטיבציה, אמון בהנהלה, תחושת שייכות ומחוברות לארגון. ניתוח הממצאים לפי יחידות, תפקידים או ותק עשוי לחשוף פערים שאינם נראים כאשר מתייחסים רק לממוצע הכללי.

במסגרת הייעוץ הארגוני, הסקר אינו עומד בפני עצמו. ממצאיו מתחברים לנתונים נוספים ומשמשים להבנת הגורמים הארגוניים המשפיעים על חוויית העובדים ועל יכולתם לבצע את עבודתם.

בחינת התרבות והאקלים הארגוני

התרבות הארגונית משפיעה על הדרך שבה עובדים ומנהלים מקבלים החלטות, משתפים פעולה ומתמודדים עם טעויות ועם שינויים. במסגרת האבחון אפשר לבחון נושאים כגון סגנון הניהול, מידת הפתיחות, תחושת ההוגנות, היחסים בין צוותים והפער בין הערכים המוצהרים של הארגון לבין ההתנהלות בפועל.

הממצאים מאפשרים לזהות אילו מאפיינים תומכים ביעדי הארגון ואילו תפיסות או הרגלים מקשים עליו להתקדם.

בחינת עמדות כלפי שינוי ארגוני

לפני שינוי במבנה, בתהליכים, בטכנולוגיה או במדיניות הארגונית, חשוב להבין כיצד הוא נתפס על ידי העובדים והמנהלים. המחקר יכול לסייע בזיהוי חששות, התנגדויות, פערי ידע ונושאים הדורשים הסבר או ליווי נוסף.

לאחר יישום השינוי אפשר לבצע מדידה חוזרת כדי לבדוק כיצד הוא הוטמע, מה השתפר ומה עדיין דורש התאמה.

ראיונות עומק וקבוצות מיקוד בתוך הארגון

לא כל שאלה ארגונית נענית באמצעות מספרים בלבד. ראיונות עם מנהלים ובעלי תפקידים וקבוצות מיקוד עם עובדים מאפשרים להבין את הסיבות והחוויות שמאחורי הנתונים.

אפשר לשלב בין מחקר איכותני וכמותי: להשתמש בשיחות העומק כדי לזהות נושאים והשערות, ולאחר מכן לבדוק את היקפם באמצעות שאלון המועבר לקבוצה רחבה יותר. השילוב מספק גם תמונה מדידה וגם הבנה של ההקשר הארגוני.

כיצד משתלב המחקר בתהליך הייעוץ הארגוני?

המחקר אינו נספח לתהליך הייעוץ, אלא הבסיס שעליו מתקבלות ההחלטות. התהליך כולל ארבעה שלבים מרכזיים:

1. הגדרה: בירור המטרות, האתגרים והשאלות שעליהן ההנהלה מבקשת לקבל תשובה.
2. איסוף מידע: בחירת כלי המחקר המתאימים ואיסוף מידע מעובדים, ממנהלים ומבעלי תפקידים.
3. ניתוח ופרשנות: בחינת הממצאים, השוואה בין קבוצות וזיהוי החסמים ונקודות החוזק המרכזיות.
4. יישום ובקרה: תרגום הממצאים לתוכנית פעולה ובחינת השפעת השינויים לאורך זמן.

בהתאם לצורך, התהליך עשוי לכלול שאלונים, ראיונות עומק, קבוצות מיקוד, תצפיות וניתוח של מידע ארגוני קיים. כלי המחקר נבחרים בהתאם לשאלה הניהולית, ולא להפך.

מה מקבלים בסיום תהליך האבחון?

הערך של מחקר ארגוני אינו מסתכם בהצגת הנתונים. כדי שהמחקר יוביל לשינוי, יש לתרגם את הממצאים להחלטות: אילו נושאים דורשים טיפול, מהו סדר העדיפויות, מי אחראי לביצוע וכיצד תימדד ההתקדמות.

בסיום התהליך מקבלת ההנהלה תמונת מצב סדורה הכוללת את הממצאים המרכזיים, הפערים שהתגלו והמלצות המותאמות למאפייני הארגון וליכולת היישום שלו.

בחלק מהמקרים ההמלצה תהיה לבצע שינוי במבנה הארגוני. במקרים אחרים הפתרון עשוי להיות הגדרה מחודשת של ממשקי עבודה, שיפור התקשורת, פיתוח מנהלים, חיזוק מנגנוני המשוב או קביעת מדדים חדשים לפיקוח ולבקרה.

למי מתאים ייעוץ ארגוני המבוסס על מחקר?

השירות מתאים לארגונים שבהם ההחלטה משמעותית מכדי להתבסס על תחושת בטן בלבד: רשויות מקומיות וגופים ציבוריים, משרדי ממשלה, מוסדות פיננסיים, ארגוני בריאות, חברות מסחריות, עמותות ומלכ"רים.

תהליכי האבחון והייעוץ של מאגר מוחות יושמו במגוון ארגונים, ובהם עיריות תל אביב–יפו, גדרה והרצליה; גופים ממשלתיים כמו משרד התקשורת ורשות שדות התעופה; וארגונים מסחריים ובהם בנק מזרחי, בנק יהב וקופות החולים.

ייעוץ ארגוני עם צוות מחקר מנוסה

מומחי מכון מאגר מוחות, ובראשם פרופ' יצחק כ"ץ, מציעים תהליכי ייעוץ ארגוני המבוססים על אבחון, מחקר ותכנון. הניסיון המקצועי והאקדמי של צוות המכון כולל תחומים כגון התנהגות ארגונית, ניהול משאבי אנוש ופיתוח עובדים.

השילוב בין ידע מחקרי, שיטות מדידה וניסיון בעבודה עם ארגונים מאפשר לבחון את המצב הקיים, לזהות אפשרויות לשיפור ולגבש פתרונות שאפשר ליישם ולמדוד.

שאלות נפוצות על ייעוץ ארגוני

מה ההבדל בין ייעוץ ארגוני לייעוץ אסטרטגי?

ייעוץ אסטרטגי מתמקד בכיוון שאליו הארגון רוצה להתקדם, במטרות ובחלופות העומדות בפניו. ייעוץ ארגוני מתמקד בדרך שבה המבנה, תהליכי העבודה, המנהלים והעובדים יתמכו בהשגת אותם יעדים בפועל.

כיצד בוחרים את סוג המחקר המתאים לארגון?

הבחירה מתחילה בשאלה הניהולית שעליה רוצים לענות. כאשר הבעיה נוגעת לעמדות של אוכלוסייה רחבה, אפשר להשתמש בסקר כמותי. כאשר נדרשת הבנה עמוקה של הסיבות והחוויות שמאחורי התופעה, אפשר לשלב ראיונות או קבוצות מיקוד. לעיתים השילוב בין השיטות מספק את התמונה המלאה ביותר.

כיצד מעודדים עובדים להשיב בכנות?

יש להסביר לעובדים את מטרת המחקר, כיצד ייעשה שימוש במידע ובאיזו צורה יוצגו התוצאות. כאשר נדרש, אפשר לאסוף ולהציג את הממצאים באופן שאינו מזהה את המשיבים היחידים אלא משקף מגמות קבוצתיות.

מה מקבלים בסיום התהליך?

התוצרים נקבעים בהתאם להיקף הפרויקט ועשויים לכלול דוח ממצאים, ניתוח לפי קבוצות או יחידות, מיפוי של החסמים המרכזיים, המלצות לפי סדרי עדיפויות והצגה מסכמת להנהלה. במידת הצורך אפשר לשלב גם ליווי ביישום ומדידה חוזרת.

מעוניינים להבין טוב יותר מה מתרחש בארגון ולקבל החלטות המבוססות על נתונים? מכון מאגר מוחות נמצא ברחוב השחם 1, פתח תקווה, ומלווה ארגונים מהמגזר הציבורי, הממשלתי והעסקי. התקשרו אלינו בטלפון 072-3939518 או צרו קשר באמצעות האתר.